Vous vous rapprochez du fameux jour J dans les nouveaux espaces et la tension monte d’un cran dans les équipes. Il existe des bonnes pratiques pour en faire un moment d’accueil et permettre à vos équipes de faire le plus important pour elles : être rapidement opérationnelles à leur nouveau poste de travail : pouvoir tenir leurs réunions de travail normalement, circuler dans les espaces sans se perdre et sans avoir un accès bloqué, bénéficier des services disponibles : cantine, impression de documents, …

Mettre en place une task force dédiée peut vous aider à réussir l’accueil. Si le jour J se passe calmement, vous avez de bonnes chances que l’appropriation soit l’affaire de quelques jours ou semaines tout au plus.

Tour d’horizon de quelques bonnes pratiques à avoir en tête pour que les choses se passent au mieux. Pour cela un mot d’ordre : pensez l’avant / le pendant / l’après le jour J

Avant le jour J

• Planifiez l’installation et définissez votre stratégie en une seule vague ou en plusieurs selon vos capacités d’accueil : Combien de personnes devez-vous installer ? Des dizaines ? Des centaines ? Des sous-traitants sont-ils à prévoir ? 

Et pour cela, combien de personnes peuvent vous y aider ? A la direction Environnement de travail ? A l’immobilier ou aux RH ?

Mieux vaut parfois le faire en 2 ou 3 phases rapprochées qui vous permettront d’étaler la charge et d’apprendre des imprévus de la première que de vouloir embarquer tout le monde et avoir les yeux plus gros que le ventre !

• Sélectionnez soigneusement les dates: anticiper les congés scolaires, le temps pour distribuer les cartons, pour laisser un minimum de temps pour faire les cartons (entre le télétravail et les déplacements des équipes) et pour organiser leur transfert dans les nouveaux espaces (distribution dans les bons étages et les zones d’implantation).

Ça y est, vous avez fixé une (plusieurs) date(s) d’installation dans les nouveaux locaux. Partagez là suffisamment tôt pour laisser chacun s’organiser à sa convenance. Cela réduira d’autant la pression de vos collaborateurs et mécaniquement la vôtre !

• Communiquez sur le dispositif à l’arrivée : mon conseil, mettez en place une task force dédiée ! Idéalement composée des équipes de l’immobilier mais aussi de représentants volontaires des différents départements. Ils seront vos relais pour partager les infos et organiser la visite des nouveaux aménagements.

   

• Prévoyez un circuit d’intégration : définissez le parcours de référence de vos collaborateurs pour qu’ils identifient leur lieu d’installation et tous les lieux communs nécessaires à connaître pour être opérationnel rapidement (diversité des salles de réunion, accès parking, accès cantine, …) et mobilisez des collaborateurs volontaires issus de chaque département concerné par ces nouveaux aménagements. Ces ambassadeurs identifiés en amont vous feront gagner un temps précieux le jour J

Pendant le jour J 

Votre task force arrive un peu plus tôt que les équipes pour s’assurer que tout est prêt pour les accueillir. Ils sont dynamiques et au service des nouveaux arrivants. Idéalement, ils peuvent avoir un T shirt ou un objet qui permet de les repérer facilement.

• Marquez le coup : organisez un petit déjeuner d’accueil, distribuez des petits cadeaux marquant symboliquement l’arrivée dans ces nouveaux espaces et qui leur soient utiles (nouveau casque, connectique adaptée aux équipements des espaces, …) 
• Accompagnez la prise en charge : prévoyez un dispositif mixte interne / prestataire pour accueillir les arrivants et déployer le parcours d’intégration : récupération du badge d’accès, visite des espaces de référence, récupération des cartons dans les espaces dédiés et des armoires individuelles, rappel des modalités d’accès aux espaces collaboratifs (réservation et utilisation)
• Vérifiez que la majorité des aménagements sont prêts : veillez à ce que l’essentiel des installations soient opérationnels. Le 100% n’est pas indispensable, mais les postes de travail doivent être parfaitement opérationnels et les salles de réunion de taille moyenne (les plus fréquentées) également.
• Faites les dernières piqûres de rappel pour sécuriser la connaissance des équipements par les collaborateurs : proposez des sessions courtes (15 à 30 min) sur la première semaine pour présenter les équipements digitaux installés dans les espaces : nouveaux équipements tactiles, systèmes de réservations de salles, types de mobilier proposés, …) Vous pouvez vous appuyer sur les prestataires ayant fait l’installation pour en faire les démos.

Après le jour J

Même si globalement les équipes s’approprient les lieux, les premières semaines et mois sont déterminants dans l’appropriation des espaces. Même si vous avez anticipé et interrogé les collaborateurs sur leurs besoins, vous n’êtes pas à l’abri de voir des espaces ne pas trouver preneurs et des salles de réunion spécifiques restées souvent vides. A vous de montrer que vous êtes réactifs.

• Réagissez et prenez en charge rapidement les petits dysfonctionnements : pannes de matériel, finitions de travaux dans certains espaces, mobiliers manquants … Idéalement vous pouvez mettre en place un outil de ticketing dans les premières semaines pour intervenir sur les urgences simples et rapides
• Acceptez de revoir certains aménagements : vous allez nécessairement vous tromper dans l’aménagement de certains espaces. Par exemple, de nombreux collaborateurs avaient peur d’avoir trop de bruit à leur poste de travail dans les espaces semi-ouverts. J’avais donc créé un espace bibliothèque pour le travail en silence à leur demande. Or en respectant les règles de vie dans les espaces, les équipes se sont appropriés leurs postes et la bibliothèque n’a jamais servi. Elle a connu une seconde de salle de réunion équipée pour recevoir des formations !
• Communiquez auprès de vos parties prenantes sur votre ambition : clients, fournisseurs, … soyez fiers de vos nouveaux locaux. Ils parlent de votre organisation, de vos modes de fonctionnement et de vos valeurs. Vous pouvez organiser des visites de vos clients et prévoir un prospectus dédié pour l’accueil des externes.
• Prévoyez un accompagnement des collaborateurs des autres sites : si vous avez d’autres collaborateurs installés sur d’autres sites, l’enjeu est le même. Ils doivent pouvoir trouver tout le confort matériel pour s’installer rapidement et facilement. Et avoir accès aux espaces de réunion. De même, vous pouvez prévoir un prospectus dédié pour eux également

Alors prêts pour envisager sereinement l’accueil de vos équipes ? Quelle task force avez-vous envie de mettre en place pour vous assurer de la réussite de votre projet ?

Quelques exemples de réalisations

• Directrice de projet du nouveau siège social d’Orano (projet de 17 000m² / 950 collaborateurs concernés). L’histoire de la transformation a été de concevoir un site collaboratif, digital, éco-responsable et facilement accessible à tous les collaborateurs du groupe
• Participation à de nombreux benchmarks sur les nouveaux environnements de travail avec d’autres entreprises (Framatome, EDF, Sanofi, Engie)

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